山添村様「文書管理改善_維持管理アカデミー」第6講を実施しました。
◆第６講の内容
- 「運用マニュアル」の位置づけや方向性の共有／フリーアドレス等を目指したスペースセービング
- リテンション運用について／各所属の最適な時期を協議
- ファイルサーバ整理と改善／書類・データの統合管理、電子決裁に向けた分類の準備
- 計６講の課題の振り返り
- 修了証の交付
- 総合政策課様からご挨拶
運用マニュアル、リテンション等、文書管理の定着化に向けた議論を進めました。文書管理改善で構築した「誰でも30秒で検索できる」分類体系を基本とし、次はファイルサーバに改善を展開してゆきます。導入を検討されている電子決裁システムでも同様の分類体系を採用することで、紙文書もデータ文書も「原本共有・私物化ゼロ／誰でも30秒で検索できる」して、保存・活用できるようになります。
最終回はまとめテストを実施。16名の受講者の職員様が修了されました。
弊社担当者より
毎回、講義内容の理解と実践を進めるため、課題と回答へのフィードバックを行いました。参加者間でも、課題への回答をシェアすることで維持管理と定着化のブラッシュアップが行われました。山添村様の開催では、このシェア時間に、積極的に各所属の状況を共有されていたのが印象的でした。
こうした経緯からか、全6回の前半は自所属の運用のルールや仕組みを整えること、担当者負担をどう減らすかにフォーカスされていた内容が、後半になると村全体の理想的な運用、今後の維持管理という視点での話し合いが増えていました。チャットグループの中でも、普段から所属間を超えた文書管理の意見交換が行われ、その内容を踏まえてまた次のアカデミー内で話し合いを行い方向性が決まっていく様子から、職員の皆様の改善への取り組みが実現化していく時間になったと感じています。1年間ありがとうございました。
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