松村工業株式会社様（長期コンサル）（インタビューその1）

経営者視点から見たオフィスファイリング―代表取締役 松村様のご感想

誰にでも来てもらえる理想のオフィスをつくりたい、その想いを実現するために

ファイリングシステム導入のきっかけは、社屋の移転でした。別々の場所にあった本社と工場を１つにして、誰でも訪れてオフィスや工場を見学できるオープンな会社にしたいという構想を持っていたんです。
そのためには、いつでもどうぞと自信を持って言えるようにしなければならないわけですが、以前のオフィスは目に付くところに荷物などいろいろな物が置いてあって、あまり外部の方をお招きできる状態ではありませんでした。

ファイリングシステム導入後の今では、終業後はデスクの上には電話しかありません。もちろん、通路や棚もスッキリ片付いています。以前は両袖机に社員各々が資料や書類を入れていましたが、現在は1人当たりの持ち物はバケツ一杯分ぐらい。それを持って移動すれば社内のどこでも仕事ができる、フリーデスク制も導入しました。

書類削減・オフィスの整理に、プロの手を借りる重要性

オフィスの引っ越しを機に、片づけ・整理が必要だとは思っていました。自分たちだけでやるよりその道のプロに依頼する方が確実なので、そういうコンサルティングを受けたいと考えていました。
とは言え、どんな業種の誰に頼めばいいのかわからずにいたのですが、新社屋を設計した企業様から株式会社オフィスミカサ（以下「ミカサ」）を紹介され、これも人のご縁と思い依頼を決めました。

実のところ、どんなことをするのか具体的なイメージを持っていなかったのですが、先入観が何もないからこそ素直にミカサさんのアドバイスに耳を傾け指示を受け入れることができたのは、結果的に良かったと思います。

書類・モノが減り整理が進むにつれて、見えてきたもの・出てきたもの

オフィスファイリング導入にあたり、社員2名をそれぞれ書類担当・モノ担当に任命しました。
あえて役職のない社員を選んだのですが、会社全体で書類とモノの整理に取り組む中で、この2人がいい意味で頑固だということがわかりました。
自分たちより年長の社員や上役の社員などに整理・片づけの指示を出して進捗を管理するのは大変な場面もあったと思いますが、目上の者に対しても流されることなく役割を全うしてくれました。

また、存在すら知らなかったのですが、30年ぐらい前の写真がアルバム5～6冊分見つかりました。
先代社長である会長が、今の私と同じぐらいの年齢の頃。現在もつながりのある仕入れ先の方々も一緒に写っているのですが、みんなすごく若い(笑)
1956年創業の弊社の歴史の1ページといえる写真ですが、今回の取り組みがなければこれらが見つかることはなかったと思います。

オフィスファイリング導入のプロセスで生まれた、社内の変化

まず、社員各々が個々で持っていた書類を一元化できたことで効率がよくなったと感じます。
最初は「自分の手元に置いておきたい」と抵抗を感じる社員もいましたが、使用頻度を考えると常に側に置く必要はないという気づきを得られたのは、今回の変化のひとつです。
実際は共有でもいいものを、自分が見る書類は自分で持っておかないといけないという思い込みがあって、以前は同じ書類を複数の社員がそれぞれ保有していたりしました。

今までルールがあやふやだったのが、書類の保存期間や保管方法などを全社員に通達できたことも大きいですね。
オフィスファイリング導入を通して「このルールでやる」と明確に決めて守っていく体験をしたので、工場の現場など書類以外についても同様にルールづくり・実行ができそうだなと期待しています。

オフィスファイリング導入の結果と、得られたメリット

この書類は〇年〇月まで保存しなければならない、〇年前のものは捨ててよい・この書類は捨ててはいけないなどのルールが明確になったことが収穫です。
以前は厳密なルールを設けておらず、決算書類なども箱に入れて積み上げてある状態で、目的の書類を探すために箱を動かしたりしなければなりませんでした。

予想以上に書類・モノが削減できたので、新社屋では棚がスカスカで(笑)
でも、置けるスペースがあるからと置いてしまうことがないようにしなければと、空きスペースも管理して勝手にモノを置けないようにしました。こういう考え方ができるようになったことも、収穫です。

また、オフィスミカサさんにはもうひとつお願いしていたことがあって。
社員の退職や異動があった時、引継ぎがスムーズにいくようにしてほしいという要望を出しました。誰かが担当している仕事は、いずれは他の人が引き継ぐのだということを前提として、書類やモノをどういう風に保管・管理すればいいかを教えてもらい、環境を整えることができて引継ぎの不安が解消されました。

今回、ごく一部を除いて書類の共有化ファイリングが完成しました。
何か探そうとした時すぐに取り出せる、退職者がいても誰かがすぐ引き継げる状態です。
今はまだファイリング担当者に頼る場面もありますが、スタートラインに立てたと思います。会社全体への浸透が、これからの課題です。

こんな職場や企業に、オフィスファイリングを勧めたい

絶対にやっておいた方がいいと思うのは少数精鋭の社員で業務をおこなっている会社。大きな企業なら同じ仕事に複数の担当者が関わっているでしょうが、中小企業ではそれぞれが別々に仕事をしていて、1人ぽんと抜けたらまったくわからなくなる可能性があります。
弊社もそうでしたが、ベテラン社員の多い中小企業など業務の引継ぎがしづらい会社は、ルールの明確なファイリングによる書類の一元化・情報の共有が重要だと感じました。

弊社のように先代からの古株社員がいるような場合には、決裁権のあるトップが導入を決定して外部のコンサルタントの力を借りることを通達すれば、社内のメンバーだけで取り組むよりもスムーズで担当者も動きやすくなります。

特に、書類をデジタル化できていない会社は、プロの手を借りてでもやった方がいいと思いますよ。

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