株式会社のぎす様(スポットコンサル)インタビュー

企業名株式会社のぎす
ご依頼のきっかけファイリング講座を受講して、よさそうだと思ったので
導入期間3か月
従業員1名
訪問回数5回
削減量約40キロ

オフィスファイリングシステム導入「株式会社のぎす様」

導入後感想・社長 栗本薫様

導入直後の感想

私が受講したのは「ホーム」ファイリングシステムのセミナーだったのですが、これは会社には必須だと思いました。そこでボックスファイルを数箱、個別フォルダもその数だけ準備し、一部の書類だけしばらく運用していました。これだけでも便利で。外出時必要な営業のパンフレットや書類なども、バーチカル形式で持ちだすようになりました。

ただバーチカルにしていない書類は相変わらず探しにくいし、自己流は崩れてくる。完璧なファイリングシステム導入をしてみたいと思っていたので思いきって依頼しました。完成後はとにかく見た目がキレイで、完成の最後の作業の時はどんどんテンション上がっていきました(笑)

もちろんどんな書類がどこにあるか、一目でわかるようになりました。ちょうど今、去年の資料を探そうと思ったけれど、一瞬で見つけることができましたよ。また事務所にいらっしゃるお客様へその時の急な話の流れでも「そのお話でしたら、詳細の資料がありますよ」等、他社のパンフレットや資料も一瞬で取り出せるのがとても助かっています。

ファイル分類の際は非常に悩みました。「この作業が大変だけど大事だ」と言われていることがよくわかりましたし、プロのアドバイスはここで発揮されるんだと思いました。お風呂の中でも「こっちの方が、いいのでは?」等、考え悩みました。

そして、分類作業に当たって「自分がすべき仕事、自分がこれから発信していくべき仕事が何か」ということが見えてきたのが驚き。大規模な企業様ならファイリングシステムで業務改善が図られるというのも納得です。規模を問わず仕事で書類を扱うなら必須だと、導入後さらに思うようになりました。

導入後4年、コロナ禍時に大活躍

コロナ対応で、金融機関、市役所、商工会議所などへ提出する書類で大忙しだったのですが。この時に各機関から「必要」と言われる書類は、全て2秒で取り出せました。
大事な局面で「アレどこやった!?」「ここに入れたハズの書類は!?」というのが、一切なし。一切の迷いなく、すぐ出せるすごく出せる!「ここぞ!」という時に、これはすごく心強かったー!やはり講座ではなく、しっかり入ってもらい一度一緒に整理してもらうと、そこからの楽さがもう全然違う。申請など、スピード重視でサクサク進めないといけなかっただけに、「書類揃うのが早い」って、最高の武器だと思いましたー!ファイリング最高です。

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