【富山県舟橋村様】文書環境整備の最適化→徹底された執務室の状況の視察（視察先：山添村様）

自治体で取り扱う文書の量が膨大であることは、誰しも想像に難くないと思います。実際その通りで、どの自治体でも文書の削減・管理は業務効率化の大きな課題。

弊社のサポートのもと新たに文書管理改善プロジェクトをスタートしたのが、富山県新川郡の舟橋村様です。2024年5月に弊社代表・長野を講師に招いて実施した「机周りの書類整理研修」では村長の渡辺光氏も参加、その約3か月後に次のステップとして1係分／担当者1名分の文書にモデル導入をおこないました。

業務の属人化脱却（脱・文書の私物化）・デジタル化に対応するため、目標は全庁での他者検索30秒以内。（※他者検索＝担当外の人による文書検索）
モデル導入から全庁展開に向けて進むにあたり、他者検索30秒を達成している２つの自治体への視察が決定しました。視察対象の奈良県山添村様・三宅町様は、いずれも弊社のサポートのもと業務改善を成功させた自治体様で、視察の手配・同行をさせていただきました。

奈良県山添村様へ：美しく整理された執務室に感動

舟橋村の渡辺村長・職員様とともに視察に訪れたのは、奈良県山添村様。
きれいに片付いているというレベルを通り越して「美しい」とさえ思える執務室に、驚きの声が。

この環境を維持しているのは「このように在りたい、この環境を当然のものとしたい」という、山添村役場の皆さんに根付いた意識です。文書管理をきっかけとして生まれた、職場における風土・文化と言えるでしょう。文化だからこそ職場全体で共有され、受け継がれ、現状が維持される土台ができあがっています。

パソコンの中のフォルダ体系も共有

職員様同士が非常に熱心にやり取りし、各自のパソコン内のフォルダ体系も皆さんで取り組まれています。
つまり、誰が異動・退職しても、パソコン内の資料を後任者がすぐに見つけられるということ。

フォルダ体系の共有によって、業務の引継ぎにかかる時間・労力・ストレスを大幅に軽減することができます。

山添村 野村村長の手作り資料

視察にあたり、山添村の野村村長が自ら資料を作ってくださいました。

山添村の事例を他の自治体でも役立ててほしいという資料にこもった温かい思いは、次の取り組みに進む舟橋村の渡辺村長と職員様にもきっと伝わったことでしょう。

▶【舟橋村様】研修「まずは自分から。机周りの書類整理研修」＋現状確認他

▶舟橋村様：「誰の文書でも30秒で検索」を目指して文書管理をモデル導入

▶山添村様「文書管理改善・維持管理アカデミー」第2講を実施しました