山添村様「文書管理改善_維持管理アカデミー」第3講を実施しました。

◆第３講の内容

前半

• 第2講の内容や課題の振り返り
• 講義（文書管理と書類整理の違い、維持するための「タイトル」「分類」、プロパティ欄の入力、年度を超える継続文書の保管方法）
• 講義（まとめ）

後半

• 総合政策課の取りまとめで「改善ミーティング」

終了後

• 可動式書庫等の改善に向けたミーティング

写真／講義・ワークの様子

前回課題の振り返りでは、維持管理のためには、書類の保管場所の共有の必要性、更新作業の大切さ等への意見がありました。

◆経過

令和４年度、総合政策課でのモデル導入を経て、令和５年度、前半５所属・後半３所属の計８所属への「文書管理改善」がスタートしました。

山添村庁舎は、7年前の平成29年6月に新庁舎が供用開始されました。以降、総務課主導のもと、清掃活動が日々行われ、とても綺麗に使用されています。

建て替え後、数年で机の上に書類が山積みという状態もなく、執務室全体としてスッキリしていますが、キャビネットの中は簿冊がたくさん詰まっており、見つけにくい状態でした。ミーティング中も、書類を探すためにキャビネットの扉を開けて回るといった様子を何度も拝見しました。また、あふれ出した書類を収納するために、これからキャビネットの購入を始めるというタイミングで、文書管理改善に着手されました。

▽文書管理改善前の執務室、キャビネット