山添村様「文書管理改善_維持管理アカデミー」第5講を実施しました。
◆第５講の内容
- 第４講の課題の振り返り
- 可動式書庫の運用改善（書類とモノのゾーニング管理、作業の進め方等）
- リテンション、書庫管理について（執務室に書類が溜まらないための具体的な方法等）
- マニュアル作成の進め方
- 講義（まとめ）
庁舎内に存在する可動式書庫については所属ごとにスペースが配分され管理が任されている現状から、全体的にみると多数改善点がある状況です。これについて「図面など庁内にある大判サイズを集中的に管理してはどうか」、「所属別ではなく、書類とモノをスペースとして分けて一元的に管理してはどうか」などの意見がありました。特に「普段自部署のモノのスペースしか見ていなかったが、アカデミーの時間の中で、他部署の職員と現状を確認することで、他部署との利用のバランス、組織全体としてどう活用することが効率がいいか」を考えるきっかけになったとの意見がありました。
マニュアル作成では、弊社提供のひな型に総合政策課様が村としての基本運用ルールを追記したものを素案として、各課からの運用や要望を取り入れながら随時、継続にバージョンアップしていくことになりました。また作業手順用のマニュアルとするのかオペレーションマニュアルとするのかなど、最適な文書マニュアルの位置づけから話し合われ、共通認識を整えていきました。最適な文書管理に向けて、これから全所属で意見を出し合い、改善を進めていきます。
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